Depuis quelques semaines, c’est le monde entier qui, lorsque c’est possible, s’adonne au télétravail. Saluons d’abord celles et ceux qui, de par la nature de leur boulot, sont sur le terrain, se déplacent pour nous, œuvrent dans les hôpitaux, les centres de santé, les maisons de retraite, les commerces… Impossible de transformer leur présence en télétravail magique. Ils sont essentiels à notre société. Merci.
Mais lorsque les conditions sont réunies pour télétravailler, comment faire pour que la messagerie ne devienne pas un cauchemar?
La gestion de votre boîte de courriel est une tâche en soit. Voici quelques conseils pour augmenter la productivité.
# 1 Messages non lus
Le nombre exponentiel de messages non lu est une des principales causes de stress. Que ce soit au bureau ou au télétravail, ne vous laissez pas submerger. Gérez!
La messagerie ne doit pas dicter votre horaire. Limitez la prise de messages toutes les 15 minutes ou, mieux encore, toutes les heures. Si c’est vraiment urgent, on vous appellera.
Lire et répondre à chaque message dès qu’il entre est chronophage. Et inutile.
# 2 Urgent? Vraiment?
Traitez les messages par ordre d’importance. Tous ne sont pas urgents. Certains sont parfois même inutiles.
Répondez brièvement à ceux qui exigent une réponse.
> Ne répondez pas « j’ai bien reçu ton message ».
# 3 Copies conformes
Pas besoin de copier votre carnet d’adresses au complet dans un message pour montrer au monde entier que vous travaillez fort. Seules les personnes concernées devraient faire partie des destinataires.
Si vous voulez vraiment qu’on sache ce que vous faites, partagez plutôt un rapport de vos tâches accomplies avec les personnes concernées.
Plus il y a de destinataires, plus il y a de réponses. Plus y a de réponses, moins il y a de temps.
# 4 Reply to all
Vérifiez les adresses des destinataires avant de répondre à tous. D’abord vous risquez d’encombrer leurs messageries, mais, en plus, vous pourriez leur adresser des messages que vous ne voudriez pas qu’ils lisent…
Quand tout le monde parle en même temps, personne ne s’entend. C’est la même chose avec le «reply to all»
# 5 Reply de reply de reply de…
Plutôt que de créer un nouveau message, c’est tentant de répondre à un vieux courriel. Mais dans la chaîne de communication, le nouveau message s’additionne au précédent qui s’ajoute à celui d’avant qui est une réponse à un autre et ainsi de suite. Ça crée des messages infinis où il est parfois impossible de retrouver ce qu’on voulait dire.
À l’époque de la poste, des enveloppes et du papier, on n’ajoutait pas une vieille lettre quand on voulait en envoyer une nouvelle…
> Suivez nos conseils pour rédiger des courriels plus efficaces.