Télétravail et courriels efficaces

On vous avait promis que le télétravail allait vous permettre de gagner du temps. Pourtant, la gestion des tâches additionnée au nombre de courriels multiplié par le taux de réponses divisé par la complexité des messages a pour résultat d’effacer le moindre espoir de temps libre.

Voici quelques conseils pour améliorer la rédaction de vos courriels professionnels et maximiser votre travail.

 # 1 L’objet: des mots clés

La messagerie est une formidable base de données et une véritable plateforme d’archivage. Mais pour s’y retrouver, il faut utiliser les bons mots clés.

Créez des objets faciles à identifier et simples à classer. Utilisez des mots clés comme le titre du projet ou le numéro de dossier. Restez simple et bref. Lorsque viendra le temps de plonger dans le moteur de recherche de votre messagerie pour retrouver un contenu en particulier, vous ne serez pas submergé de réponses.

Avant d’envoyer: assurez-vous que les mots clés que vous utilisez sont exclusifs à ce client ou ce dossier.

# 2 L’intro: le propos du message

Comme dans tout bon contenu écrit, le courriel devrait commencer par un bref aperçu de son contenu. En deux ou trois lignes, vous résumez les points que vous allez aborder pour que votre correspondant comprenne immédiatement l’urgence ou l’importance de votre message.

Avant d’envoyer: relisez l’intro et voyez si elle résume bien la suite.

# 3 Le corps du message: clair et organisé

Plus vous serez structuré, précis et pertinent dans votre message, plus vous éviterez les multiples reply et les réponses à rallonge.

Avant d’envoyer: vérifiez que vous n’avez rien oublié et que toutes les questions ont été abordées.

# 4 La forme: aéré et télégraphique

Privilégiez les paragraphes courts (deux ou trois lignes) et espacés. Utilisez les bullets points, les listes, les tableaux pour simplifier la lisibilité, organiser vos idées et hiérarchiser les priorités.

Avant d’envoyer: relisez-vous et coupez tous les mots inutiles.

#5 Le style : simple et efficace

Un courriel, ce n’est pas un exercice de littérature. C’est un moyen de communication. Rédigez des phrases courtes (sujet + verbe + complément). Choisissez des mots accessibles. Évitez le jargon, à moins de ne vous adresser à quelqu’un qui le maîtrise.

Avant d’envoyer: assurez-vous d’avoir une idée par phrase, un sujet par paragraphe. Sinon, coupez les phrases, espacez les paragraphes.

 

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